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La Firma Electrónica: Cualidades y Usos

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Nota editorial de la entrevista

con Karla Cardenas

En la actualidad la firma electrónica se ha convertido en la herramienta de autentificación más sencilla, innovadora y práctica a comparación de la firma autógrafa, es decir, aquella manuscrita en una hoja de papel, con el fin de poder reconocer la identidad de una persona. Sin embargo, es muy importante tener claro tanto las cualidades como los riesgos que esta innovación puede traer consigo en una organización o de manera personal al realizar negocios. 

 

Para entender más todas las vertientes del tema, Mundo Fintech tuvo una entrevista con la Directora General de la plataforma tecnológica de Onboarding Digital, Firmenti, Karla Cardenas, en la cual como principio destacó que antes de entender el término de firma electrónica, es fundamental saber a qué nos referimos con el vocablo firma. 

 

La firma es la forma en la que cada persona plasma en un documento impreso el consentimiento de algo. Este consentimiento se da a través de poner el nombre o un grafo representativo de dicha persona. Ahora bien, la firma electrónica es básicamente lo mismo, dar el consentimiento de algo pero a través de medios electrónicos, no obstante, este en vez de ser con el nombre o grafo en un documento impreso, lo que se hace es generar una base de datos encriptados y resguardados, dependiendo los modos de firma que el usuario utilice, para dar validez legal a la acción que se esté llevando a cabo.

Si bien, con la situación actual que ha atravesado el mundo debido a la pandemia por Covid-19, las personas han tenido que adaptarse a todas las herramientas tecnológicas que les permitan realizar sus actividades cotidianas desde la seguridad de su hogar. Entre estas actividades resaltan las compras en línea, pago de servicios, transacciones, clases de manera virtual, etc, en las cuales la firma electrónica es fundamental, pero ¿cómo funciona exactamente esta firma electrónica?

 

De acuerdo con Karla Cardenas, la firma electrónica a pesar de volverse muy famosa y utilizada en los últimos dos años, este concepto jurídico y tecnológico ha estado presente en México desde hace unos años, sin embargo, dicha relevancia se debe a su gran necesidad. En esta legislación existen dos tipos de firmas digitales; la primera es la firma electrónica simple (FES), la cual se utiliza cuando generas un consentimiento a través de medios electrónicos; ya sea por una computadora, tablet o desde un móvil. Lo único que se tiene que llevar a cabo es un proceso de intercambio de información para cerciorar la identidad de la persona que está dando su consentimiento para cierta acción.

Normalmente este proceso se hace con el intercambio de NIPs. Existen diferentes actividades que requieren o que cuentan con un NIP (Número de Identificación Personal) y las personas no saben como tal que se trata de una firma electrónica. Por ejemplo; al recibir un paquete, el encargado de hacerte la entrega te hace firmar un grafo en un dispositivo electrónico,  para así confirmar que recibiste tu paquete. Eso es una firma electrónica simple. Otro ejemplo, es también la muy escuchada banca electrónica, que cuando tú generas una transferencia solicita que teclees un código establecido en un dispositivo denominado token. Ese token permite el intercambio seguro de información para autentificar tu identidad, usuario y contraseña, donde le estás dando autorización e instrucción al banco para generar una acción. Asimismo, en el caso de la compra de un vuelo por internet, se generan checks o casillas de validación, en donde se aceptan los términos y condiciones. Al aceptar estos, se está dando consentimiento de una acción, – la compra del boleto de avión – por lo que se convierte en un firma electrónica simple.

La firma electrónica simple es algo muy común que se utiliza en muchas de las actividades del día a día y no nos percatamos que se trata de una firma. Sin embargo, como se mencionó anteriormente, existen dos tipos de firmas electrónicas, y la segunda, es la firma electrónica avanzada. 

 

La firma electrónica avanzada más utilizada en México, comenta Karla Cardenas, es la eFirma, mejor conocida como la firma del SAT (Servicio de Administración Tributaria). Esta opción la utilizan comúnmente empresas, personas físicas con actividad empresarial o personas que tienen simplemente obligaciones ante el SAT, para lo  cual se entregan dos archivos; el Certificado y la Llave. Estos archivos autentifican a la persona para hacer cualquier trámite ante el SAT. En este caso, el proveedor de servicios de certificación entrega estos archivos o llaves luego de haber acreditado la identificación de la persona. Finalmente estas llaves contienen solo la información del usuario con lo que va a firmar o dar consentimiento a todo lo que le involucre con el SAT. 

 

En este tema de la firma electrónica avanzada, los archivos que entrega el  SAT son como si fuera la pluma y el papel para firmar pero, en lugar de hacerlo físicamente, funciona de manera digital. Sin embargo, el SAT no es el único que puede generar este tipo de herramientas para la firma electrónica avanzada. Existen empresas autorizadas por la Secretaría de Economía y son nombradas Proveedores de Servicios de Certificación. Existen algunos proveedores con los que uno puede acercarse para tramitar los archivos .cer y un .key. Claro, no será la misma firma que se usa en el SAT porque ellos te generan una única. Sin embargo, si te pueden proporcionar esta herramienta electrónica para otras actividades. 

Las empresas que emiten esta herramienta son limitadas y requieren cumplir con ciertos lineamientos. Es decir, la Secretaría de Economía tiene que brindar los permisos para que puedan generar las firmas solicitadas por los usuarios. 

 

Es muy importante el cuidado de estos archivos o contraseñas que autentifican tu identidad, ya que si llegan a caer en manos de una tercera persona, esta puede disponer de todo el poder legal de tu firma. Por lo que, si se llegan a extraviar estas llaves, es fundamental que se reporte para que sea dada de baja y no se hagan movimientos sin tu autorización o consentimiento.

 

Por otro lado, Karla Cardenas comenta que la firma electrónica también cuenta con un papel fundamental en el tema de la Prevención de Lavado de Dinero, donde el uso de la firma electrónica ayuda a hacer más fiable que la persona que está del otro lado de la pantalla, sí sea la persona indicada. Mientras que si se hace de manera análoga, con pluma y papel, y alguien sabe replicar el grafo de tu firma, corres el peligro de que te roben la identidad, y es aún más difícil el poder constatar ante las autoridades o con las personas involucradas en el negocio, que quien firmó ese documento realmente no fuiste tú. 

La firma electrónica es sin duda un herramienta que ayuda en el tema de la Prevención de Lavado de Dinero, porque como bien se sabe en este tema, la parte más importante es identificar al cliente con quién se está tratando, es la parte medular de la prevención.

 

Es importante comentar que el uso de biométricos es considerado como una firma simple. Ya que existe la posibilidad de que al firmar en un dispositivo, se aproveche el momento para verificar los biométricos y hacer más segura la autentificación de la persona. 

 

El uso de la tecnología con biométricos, huellas faciales, dactilares suena muy complejo; sin embargo, la realidad es que ya no lo es. Ya las empresas crean estas soluciones fáciles, seguras y poco costosas que ayudan a tener una plena identificación del cliente, aseguró Karla Cardenas. 

 

Sabemos que la parte de la seguridad es muy importante para todas las personas y más si se trata de algo que va a autenticar nuestra identidad. Para ello existe todo un proceso de Onboarding Digital y biométrico que pueden ayudar a identificar plenamente a las personas. Lo que se convierte también en una gran ventaja para la Prevención de Lavado de Dinero y afortunadamente la autoridad está muy consciente de eso. 

 

autentificación de identidad-min

Ahora bien, respecto a si se necesita una autorización especial por parte de la Comisión Nacional Bancaria y de Valores para poder utilizar la firma electrónica, ya sea simple o avanzada dentro de los procesos de las SOFOMES No Reguladas, la realidad es que no es necesario. Las disposiciones lo que hacen es regular la originación no presencial, no necesariamente la firma electrónica, que si va mucho de la mano, pero se pueden generar procesos de firma electrónica de forma presencial, en donde sí ya se tuvo una reunión presencial con el cliente,  posteriormente a esto se le puede envíar por un SMS los documentos para que los firme de manera electrónica. 

 

¿Se puede utilizar la firma electrónica sin necesidad de una autorización? Sí se puede, y esta ayuda no solo en temas de fraudes e identificación de clientes sino en el tema de agilizar todos los procesos y originación digital. Cuando se hace por medio de la firma electrónica, con una sola firma, se autorizan todos los documentos necesarios de manera legal, lo que a su vez genera una disminución en costos de operación y tiempo. Ahora bien, lo que sí regula la CNBV es a las personas que generan operaciones de manera no presencial, es decir, cuando nunca se ha tenido de manera presencial al cliente en alguno de los procesos del contrato, ¿por qué lo regula? Evidentemente porque tiene que cuidar y asegurar que la persona que está del otro lado de la pantalla y que no ha visto de forma física, en realidad sea la persona que dice ser. 

 

Aunado a esto, Karla Cardenas comenta que respecto al tema del Onboarding Digital quien lo regula es la Comisión Nacional Bancaria y de Valores, y que lo que hace aquí la CNBV es, que si la operación se llevará a cabo por menos de  $19,000.00 pesos, se puede hacer la originación 100% no presencial. Y es algo que muchas veces no se explota en las SOFOMES, las cuales llegan a hacer microfinanciamientos, indicó Karla. Sin embargo, si se quieren hacer operaciones mayores a 3 mil udis, sí requieren de autorización, la cual es simplemente cumplir con ciertos lineamientos como meter biometrías para identificar al cliente, la geolocalización, generar una conferencia en videollamada y grabarla para conocer mejor al cliente. 

 

Finalmente, en la actualidad ya todos los sectores están empezando a preocuparse por abrirse a las nuevas tecnologías que de alguna forma han sido de gran apoyo mundialmente, al menos en los últimos meses para agilizar y facilitar procesos, así como en reducir tiempos.

La tecnología es un gran aliado, siempre y cuando sea utilizada de la mejor manera para garantizar la seguridad de quien la usa. 



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